Вопросы и ответы

Ответы на самые часто задаваемые вопросы клиентов

Не нашли, что искали? Тел.: +7(812) 448-92-08

faq
calcsin

Есть вопрос? Есть ответ!

Выберите нужный Вам вопрос из списка, нажмите на стрелочку справа и прочитайте ответ. Если Вы не нашли ответа на искомый вопрос, свяжитесь с нами по телефону: +7 (812) 448-92-08, и наши сотрудники ответят Вам на любой вопрос по услуге 1С:БухОбслуживание!

В чем заключается услуга 1С:БухОбслуживание?

Комплексный сервис «1С:БухОбслуживание» – это новый стандарт бухгалтерских услуг, разработанный фирмой «1С». Сочетание:

Современных технологий

Для каждого клиента организуется круглосуточный удаленный доступ (можно и с домашнего компьютера) к его учетной базе.

Вы сможете сформировать любой первичный документ, контролировать нашу работу и отслеживать состояние учета.

Индивидуальной заботы обслуживающей бухгалтерии о клиенте

Настройка комплексного сервиса под задачи клиента, профессиональное ведение учета, выполнение поручений, сопровождение проверок. Став клиентом комплексного сервиса 1С:БО, вы получаете следующие услуги от Вашей бухгалтерии:

- ведение бухгалтерского и/или налогового учета
- ведение кадров и расчет заработной платы*
- составление и сдача отчетности по электронным каналам

Как оплачивается комплексный сервис?

Комплексный сервис 1С:БО оплачивается по тарифу.

Каждый тариф всегда включает в себя гарантированный комплекс услуг, необходимый и достаточный для того, чтобы выполнить все требования контролирующих органов:

- ведение бухгалтерского и/или налогового учета
- кадровый учет и расчет заработной платы
- составление и сдачу отчетности по электронным каналам связи
- устные консультации по бухгалтерскому и налоговому учету
- услуги курьера для получения документов по договору
- формирование и хранение архива учетных документов

В тариф включено также предоставление лицензии на право пользования программой 1С:Бухгалтерия 8.2.» со всеми последующими обновлениями через удаленный доступ к серверу, на котором развернута учетная база.

Тариф устанавливается на диапазон хозяйственных операций. Хозяйственная операция – это любая Ваша бизнес-операция. Например: оплата поставки товара поставщику, или получение оплаты от клиента или выставление документов на отгрузку клиенту. Для того, чтобы определить тариф на комплексный сервис 1С:БО надо просто оценить количество ваших бизнес- операций. Давайте вместе с Вами оценим тариф 1С:БО, подходящий для Вашего бизнеса.

Тариф всегда подстроится под развитие Вашего бизнеса и его сезонный (нерегулярный) характер. Тариф зависит только от количества хозяйственных операций и системы налогообложения.

Вы может управлять величиной тарифа на комплексный сервис 1С:БО. Хозяйственные операции, самостоятельно зарегистрированные Вами в учетной базе – мы не тарифицируем.

Нужно ли мне оплачивать что-то дополнительно по окончании месяца?

Если никаких дополнительных заданий или работ Вы своей обслуживающей бухгалтерии не поручали – услуги комплексного сервиса 1С:БО оплачиваются по тарифу.

Если Вы в течение месяца поручали своей бухгалтерии – срочно сделать п/п, вызывали курьера для отправки документов своим к/а, отправляли бухгалтера в налоговую – в этом случае стоимость услуг сложится из тарифа и стоимости поручений, выполненных для Вас обслуживающей бухгалтерией.

Могу ли я увидеть образец договора до подписания?

Да, конечно.

Мы можем выслать его Вам по электронной почте.

Как будет организована работа по ведению учета: передача документов, ведение учета, сдача отчетности и прочее?

Для работы нам потребуются Ваши первичные документы и данные учета.

Согласовывается периодичность, с которой они будут передаваться нам – в зависимости от объема документооборота, специфики Вашей деятельности, потребности получения доп. специфических отчетов и т.п. факторов.

Ваши документы забирает наш курьер в Вашем офисе или другом удобном для Вас месте.

Мы ведем Ваш учет с использованием ПП «1С:Бухгалтерия 8». Для Вас создается индивидуальная БД, которая размещается на удаленном и защищенном сервере в дата-центре.

Мы предоставляем Вам право пользования программой 1С и удаленный доступ к Вашей ИБД.

Наши бухгалтеры работают только в офисе. В течение месяца мы вводим в Вашу ИБД данные из первичных документов, составляем необходимые учетные регистры (кассовую книгу, журнал учета счетов-фактур и т.п.). По окончании отчетного периода мы формируем отчетность, рассчитываем налоги, готовим п/п на уплату налогов. Вы утверждаете сумму налога и отчетность, и мы отправляем ее по электронным каналам связи по назначению в фискальные органы.

Для ведения кадрового учета Вы ежемесячно предоставляете нам данные по сотрудникам: ФИО, копии паспортов, дату, с которой работник принят/уволен/ушел в отпуск и т.п. сведения – мы на основе этих данных составляем приказы на прием-увольнение, отпуск работников. Для расчета заработной платы для Ваших сотрудников Вы ежемесячно предоставляете нам изменение зарплаты и прочие перемещения (при наличии), а также табели на отработанное время, мы на их основе делаем все необходимые расчеты.

Что я должен делать в течение отчетного периода (месяца)?

Основная Ваша задача своевременно и в полном объеме передавать нам первичные документы и необходимую информацию об осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

От этого зависит полнота и правильность составления отчетности. Помните, мы гарантируем Вам правильность и своевременность сдачи Ваших отчетов при условии соблюдения наших требований к первичной документации!

Вы можете в любое время обратиться к нам с поручением или вопросом - мы всегда доступы и всегда готовы помочь Вам.

Какое количество поездок курьера входит в тарифный план?

Для каждого тарифного плана определено количество визитов курьера для получения/передачи документов по договору. Такие визиты входят в стоимость тарифа и не оплачиваются отдельно.

А в случае, если Вам потребуются услуги курьера для других целей – например, отвезти документы Вашему контрагенту, мы готовы предоставить Вам услуги своего курьера, но уже в качестве дополнительной услуги, которую необходимо оплатить.

Нужно ли мне приезжать к Вам в офис?

Нет – мы строим свою работу так, чтобы Вы не тратили время на поездки к нам и могли посвящать все свое время развитию бизнеса.

Я могу быть уверен, что переданные мной первичные документы в полном объеме и в срок дошли до вашей бухгалтерии?

Наша ответственность за Ваши документы начинается с момента передачи их по расписке нашему курьеру.

Курьер в Вашем присутствии пересчитывает количество листов, полученных от Вас.

По истечении года – когда отчетность за истекший год будет сформирована и сдана - мы передаем Вам все полученные от Вас первичные документы, а также формы отчетности, составленные нами в процессе работы с Вашими документами.

Услуги курьера, расчет з/пл и кадровый учет входят и в тарифный план и в дополнительные услуги, почему?

В тарифный план включены только визиты курьера для получения/передачи первичных документов, необходимых для ведения учета. При этом количество визитов курьера будет зависеть от действующего для Вас тарифного плана.

А в случае, если Вам потребуются услуги курьера для других целей – например, отвезти документы Вашему контрагенту, мы готовы предоставить Вам услуги своего курьера, но уже в качестве дополнительной услуги, которую необходимо оплатить.

В тарифный план включен расчет з/пл и ведение кадрового учета только для определенного количества работников. В случае, если у Вашей организации количество работников больше, чем установлено действующим для Вас тарифным планом – то мы рассчитаем заработную плату (оформим кадровые документы) для каждого из дополнительных работников. При этом переходить на другой тарифный план Вам не придется.

Кто будет подписывать мою бухгалтерскую отчетность ?

Бухгалтерская отчетность клиентов, у которых бухгалтерский учет, ведет специализированная организация – это наша фирма, подписывается руководителем компании-клиента и руководителем нашей фирмы (ФЗ №129 ФЗ от 21.11.2996г «О бухгалтерском учете»).

Если у меня постоянная «текучка» кадров. Как вы будете отслеживать текущие изменения, связанные с приемом и увольнением моих работников?

Наша задача отразить в налоговой отчетности все «кадровые движения», которые произошли на Вашем предприятии в течение отчетного периода.

От Вас требуется своевременно сообщать нам о произошедших у Вас кадровых изменениях и предоставлять по ним необходимые документы (паспортные данные работника, приказ о приеме на работу и т.д.).

Каким образом будет сдаваться наша отчетность? Какие подтверждающие сдачу отчетности документы мы получим?

В состав услуг по ведению учета включается сдача бухгалтерской и налоговой отчетности по телекоммуникационным средствам связи. Никаких отдельных договоров на сдачу отчетности заключать не нужно.

Наша компания будет выполнять для Вас функцию налогового представителя – это разрешено ст.29, ст.80 НК РФ.

На практике это означает, что при сдаче Ваших налоговых деклараций и бухгалтерских отчетов по ЭКС, мы будем подписывать их своей электронной цифровой подписью.

Вы должны будете выдать нам доверенность на право быть Вашим налоговым представителем, а также представлять Ваши интересы во взаимоотношениях со специализированным оператором связи, через которого сдается отчетность.

Один раз прийти в свою ИФНС, ПФ, ФСС и уведомить их о том, что Ваша отчетность будет сдаваться через налогового представителя. Это означает, что Вы предоставите им доверенность, в которой будет указано название нашей организации и номер нашей электронной цифровой подписи.

Подтверждением сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи служат квитанции о принятии отчетности и протоколы принятия ее налоговым органом, отделением пенсионного фонда, фондом социального страхования.

В исключительных случаях отчетность может быть сдана по почте или лично нашим курьером

При сдаче отчетности по электронным каналам связи кто несет расходы по подключению и обслуживанию соответствующего программного комплекса для сдачи отчетности в ИФНС, ПФ, ФСС, статистику ?

Все расходы по подключению и обслуживанию специального программного комплекса для сдачи отчетности по электронным каналам связи несем мы.

Какие документы должны быть переданы для начала работы?

Копии документов, выданных регистрирующими органами (устав, св-во о регистрации, коды статистики, лицензии – если есть и т.п.).

Копии документов, касающихся ведения учета - учетная политика (если есть), лимит остатка по кассе, формы отчетности за текущий год (если есть).

Все первичные документы, находящиеся в Вашем распоряжении за период с начала текущего квартала

Подробный список документов мы дадим в приложении к договору на ведение учета.

Что входит в услугу секретаря – «Запрос и получение у поставщиков клиента первичных документов»?

Запрос документов – это звонок или электронное письмо Вашему контрагенту с просьбой оформить недостающие/переоформить неверные первичные документы.

Все актуальные реквизиты контрагента должен предоставить клиент.

После согласования с контрагентом всех вопросов мы получаем от них по эл. почте или по факсу «образы» документов – это скан документа или копия документа по факсу.

Если все правильно – договариваемся о способе получения документов

Если контрагент готов лично привезти документы к нам в офис – мы договариваемся о времени доставки.
Если контрагент готов отправить документы по почте – уточняем адрес доставки.

Если Контрагент готов принять нашего курьера - согласовываем с Вами необходимость поездки, Вы подтверждаете готовность оплатить услуги курьера и назначаем время передачи документов с контрагентом.

Если в ходе сотрудничества с вашей организацией, мне приходит уведомление из налоговой инспекции о несвоевременной сдаче отчетности. Что я должен делать?

В таком случае, Вам необходимо переадресовать нам данную корреспонденцию. Наши сотрудники свяжутся с контролирующими органами по предъявленным требованиям и определят причину, в результате которой отчетность не была сдана в срок.

Если отчетность сдана несвоевременно по нашей вине, мы обязуемся исправить нарушение и компенсировать Вам сумму штрафов, выставленную контролирующими органами.

В случае проведения налоговой проверки кто будет представлять интересы предприятия?

Мы будем представлять интересы предприятия при всех налоговых проверках. Единственное, что для этого нам потребуется – доверенность на имя нашего ответственного работника и доверительные партнерские отношения с нами руководства предприятия.

Услуга по представлению Ваших интересов в налоговых (других контрольных) органах является дополнительной и оплачивается отдельно.

Кто будет делать платежные поручения, ездить в банк за выписками?

Если у Вас подключена система интернет-банкинга или клиент-банк, то мы оформляем ключ технического доступа к счету.

Этот ключ дает возможность получить выписки банка и формировать платежки БЕЗ ПРАВА их отправки.

Если Вы сдаете платежки в банк на бумажных носителях – то мы формируем п/п и направляем их Вам в виде файла по эл. почте. Вы распечатываете платежку и отвозит ее в банк.

Отвозить платежки в банк и забирать выписки – может наш курьер. Это дополнительное поручение - оно оплачивается отдельно.

В любом случае – мы категорически против представления нам права подписи на платежных документах.

Учетная политика для моей компании является типовой или индивидуальной?

Как правило, для всех клиентов подходит типовая учетная политика.

Индивидуальная учетная политика составляется в случае, если Вы хотите:

- разработать детальную схему документооборота
- разработать индивидуальные, не соответствующие унифицированным, формы первичных документов и/или внутренней отчетности
- разработать индивидуальную структуру статей расходов для формирования себестоимости продукции, товаров, работ, услуг
- разработать рекомендации по технологии обработки оперативной (складской) информации
- и т.д.

Разработка индивидуальной учетной политики – это дополнительная услуга, которая оплачивается отдельно.

Сколько времени необходимо для принятия документов от предыдущего бухгалтера? Какие действия должны быть произведены руководителем, либо другими сотрудниками предприятия при передаче документов

Для того, чтобы мы могли в период действия договора оказания услуг правильно отражать все факты Вашей хозяйственной деятельности – необходимо перед началом ведения учета выполнить некоторые действия:

- принять от Вас первичные документы за период с начала того квартала, в котором заключен договор ведения учета
- принять от Вас копии документов, выданных регистрирующими органами (копия устава, учредительного договора, копия ИНН и т.п.)
- создать и настроить для Вам ИБД и предоставить удаленный доступ к Вашей ИБД
- составить для Вас учетную политику
- определить – кто из работников будет отвечать за своевременную передачу данных во время действия договора
- обменяться необходимыми доверенностями
- принять от Вас исходящие остатки по счетам учета (если применимо)

На выполнение всех указанных действий нам понадобится не более 5-ти (пяти) рабочих дней.

Как только все документы и доверенности будут переданы, ИБД настроена - мы начинаем обслуживать Ваш учет по технологии 1С:БухОбслуживание

Что мне делать в нестандартных ситуациях?
С главным бухгалтером в штате я могу обсуждать вопросы налогообложения, внутреннего учета, экономические проблемы и другие вопросы по финансовой деятельности. А с кем и как я могу консультироваться в случае заключения договора с вашей фирмой?

По всем вопросам, возникающим в процессе Вашей финансово-хозяйственной деятельности, Вы можете смело обратиться к нашим специалистам – попросить совета, дать поручение и проконтролировать его исполнение.

Мы всегда на связи – по телефону и электронной почте, Вы всегда можете прийти к нам в офис с 10 до 18 каждый день с понедельника по пятницу.

Для наших специалистов установлено предельное время реакции на любую Вашу просьбу или поручение.

Мы вели учет в программе 1С (вариант: используется программа «1С: Управление торговлей»)
Будете ли вы продолжать вести учет в той же базе и как это будет организовано?

Бухгалтерский и налоговый учет клиентов мы ведем технологии 1С:БухОбслуживание, в рамках которой учетные базы клиентов ведутся с использованием ПП фирмы 1С «1С:Бухгалтерия 8» (ред.2).

Поэтому, если Вы вели учет, используя другой программный продукт – использование Вашей ИБД будет невозможно.

Если Вы вели учет с использованием ПП 1С:Бухгалтерия 8 (ред.2) и Ваша ИБД не будет содержать существенных недостатков – мы сможем использовать вашу ИБД для ведения учета по технологии 1С:БухОбслуживание.

Во всех остальных случаях мы формируем новую ИБД и вводим исходящие остатки, полученные при переходе к услугам.

Если клиент для учета складских операций, операций по реализации товара использует ПП «1С:Управление торговлей» - мы готовы после установке правил обмена данными принимать от клиента данные о складском учете, реализации товара.

Будут ли даваться рекомендации по оформлению документов, либо проводить консультации с работниками предприятия?

Да, конечно. Тут наши интересы полностью совпадают – нам проще научить Ваших сотрудников правильно оформлять документы, чем переделывать за ними документы заново

Наша деятельность носит сезонный характер, зимой (летом) обороты сильно падают, возможно, остается несколько отгрузок в месяц. Останется ли та же цена по договору в такие месяцы?

Стоимость услуг формируется только за текущее ведение учета и сдачу отчетности. Т.е. Вы не переплачиваете "на случай, если..."

В перечне услуг могут быть согласованы и другие работы, которые выполняются Исполнителем, но платите Вы за них только в том случае, если они у Вас возникают. Например, за представительство в ИФНС возникает оплата только в том месяце, когда это представительство было. Таким образом, ежемесячный абонентский платеж - это "чистый" платеж за текущее ведение учета и сдачу отчетности.

Технологией оказания услуг  предусмотрен регулярный отчет исполнителя о том, какие работы и в каком объеме были выполнены. Таким образом, Вы полностью контролируете работу Вашей бухгалтерии по объемам, срокам и качеству. Именно для этого договором предусмотрен Журнал оказания услуг по итогам месяца. В нем фиксируется и текущее сопровождение, и дополнительные услуги из Перечня (Приложение к договору №1). На основании данного журнала подписывается акт выполненных работ.

Такой способ формирования цены за услуги наилучшим образом «приспосабливается» под изменения Вашего бизнеса: например, сезонность или временный спад. Если у Вас в каком-то месяце стало больше операций, например, сезон, то журнале учета это отразится в виде увеличения количества обработанных документов и будет автоматически произведена смена тарифа. И наоборот.

Если по журналу учета операций в текущем месяце стало меньше (например, тот же сезонный спад), то тариф автоматически понижается. Таким образом, Вы платите за услуги в соответствии с объемом "их потребления". Больше используете - больше платите и наоборот, в отличие от бухгалтера, который берется на оклад и платить ему нужно независимо от того были в текущем месяце операции или нет

Если мы заключим договор на аутсорсинг, нужен ли на нашем предприятии работник в штате для подготовки каких-либо бухгалтерских документов? Если нужен, то какой квалификации?

Как правило, на работающем предприятии уже есть человек, изготавливающий эту документацию. Это либо операционист, либо менеджер, который выписывает накладные, либо сам директор. Дополнительных, «особых» сотрудников не потребуется. Также нет необходимости такому сотруднику иметь специальное бухгалтерское или экономическое образование – достаточно той квалификации, которая требуется при исполнении его обычных обязанностей на предприятии

У нас на предприятии нестандартный учет (вариант: много нестандартных операций). Предыдущий бухгалтер специально для нас составлял дополнительные отчеты (документы). А кто будет составлять эти отчеты после заключения договора с вашей фирмой?

Мы можем создавать ЛЮБЫЕ нестандартные отчеты, включающие заданные Вами параметрам.

Составление таких отчетов является дополнительной услугой и подлежит оплате.

Заказать такую дополнительную услуг очень просто – не надо заключать доп. соглашений – достаточно отправить нам по эл. почте или факсу письменное поручение.

Стоимость дополнительной услуги будет включена в стоимость услуг за текущий месяц.

Кто будет выписывать текущие первичные документы – накладные, счета, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера?

Текущие первичные документы выписывает ответственный работник вашего предприятия: менеджеры, операционист, кассир и т.д.

Вы можете заказать составление первичных документов нашим сотрудникам.

Это дополнительная услуга, которая не входит в комплексный сервис 1С:БухОбслуживание.

Оплата взимается за каждый составленный для Вас документ.

Если в результате проверки, либо в ходе других проверочных мероприятий, будут начислены штрафные санкции, будет ли аутсорсинговая компания нести материальную ответственность?

Да, мы будем нести материальную ответственность (в отличие от наемного бухгалтера), если выяснится, что штрафные санкции начислены по нашей вине.

Какую ответственность Вы несете за свою работу?

При заключении с нашей организацией договора, включающего финансовые гарантии, - мы несем ответственность за все финансовые санкции, которые будут начислены в ходе проверки за нарушения, допущенные по нашей вине.

Подробно наша ответственность прописана в договоре.

Где хранятся мои учетные документы?

Документы текущего года хранятся у нас в офисе – мы формируем архив Ваших учетных данных.

По окончании текущего года – после сдачи годовой отчетности – мы передаем Вам архив учетных документов.

По Вашему поручению мы можем хранить Ваш учетный архив и далее – в этом случае Вы оформляете соответствующее поручение.

Как проверить качество Вашей работы?

Вы всегда имеет удаленный доступ к своей учетной базе – поэтому всегда можете проконтролировать работу обслуживающей бухгалтерии.